Snižte náklady na administrativu: EDI vs e-mail. Kdy je čas na změnu?

Říká se, že čas jsou peníze. Ale co když vám kromě času utíkají i zbytečné náklady kvůli neefektivní komunikaci s dodavateli? Pokud stále zpracováváte objednávky, faktury nebo dodací listy ručně z e-mailů, možná už je čas na změnu.

Podívejme se na případy, kdy se vyplatí přejít na EDI – elektronickou výměnu dat – a jaké konkrétní úspory vám tento krok přinese.

E-mail je dobrý sluha, ale...

Představte si situaci: Přijde e-mailem objednávka. Někdo ji musí stáhnout, otevřít, zkontrolovat, přepsat do ERP, znovu zkontrolovat, poslat potvrzení. Pak přijdou dodací listy a faktury. A to celé pořád dokola – den co den.

Stačí jeden překlep v čísle položky, špatně zadaná cena nebo zapomenutý kus zboží a vzniká chyba, která znamená reklamace, dobropisy nebo zdržení dodávky.

E-mailová komunikace sice funguje, ale její kapacity a spolehlivost mají své limity. Pokud vám začíná přerůstat přes hlavu administrativní zátěž, EDI je logický další krok.

Co je to vlastně EDI?

EDI neboli Electronic Data Interchange je efektivní způsob, jakým si firmy mezi sebou vyměňují obchodní dokumenty – objednávky, faktury, dodací listy a další – přímo mezi svými informačními systémy. Bez papíru, bez přepisování, bez chyb.

Zjednodušeně řečeno – objednávka vytvořená v systému odběratele se automaticky přenese do systému dodavatele. Totéž platí pro fakturu nebo dodací list. Doklady tak „cestují“ elektronicky, bezpečně a hlavně efektivně.

Proč firmy přecházejí z e-mailu na EDI?

Ze stejného důvodu, proč jezdíte do práce autem a ne koňským povozem a proč dnes každý používá mobil na místo pevné linky – protože to každodenně usnadňuje život. Neužít moderní řešení plné nepopiratelných výhod, které je vám navíc plně k dispozici, je zkrátka hřích. 

Jaké jsou tedy hlavní přednosti EDI?

Úspora nákladů na administrativu‍

• Zbavíte se ručního přepisování.
• Ušetříte čas pracovníků a omezíte potřebu najímat další lidi při růstu firmy.
• Snížíte náklady na tisk, papír a fyzickou archivaci.

Méně chyb a reklamací

• Automatický přenos dokladů minimalizuje chyby.
• Méně dobropisů, méně reklamací a méně zátěže.

 Rychlejší zpracování dokladů‍

• Objednávky, dodací listy i faktury proudí v řádu minut, nikoli hodin či dnů.
• Zrychluje se příjem zboží, fakturace i proces objednání.

Zlepšení cash flow‍

• Díky rychlejší fakturaci a potvrzení dokladů dochází k plynulejšímu toku peněz.

Bezpečnost a legislativní soulad

• Vše běží na prověřených službách cloudových gigantů jako Amazon (AWS) či Windows (Azure), díky čemuž je garantována maximální ochrana dat zákazníků.
• Data jsou pojištěná, pravidelně zálohovaná, v souladu s GDPR a dostupná pouze autorizovaným uživatelům.
• Přenos je šifrovaný a opatřený elektronickým podpisem.
• Doklady mají plnou právní váhu a jsou bezpečně archivovány.

Naše komplexní řešení pro elektronickou výměnu dat ORiON EDI navíc podporuje mezinárodní standardy EDI, jako jsou EANCOM, UN/EDIFACT a ISDOC, takže můžeme vyměňovat dokumenty napříč různými systémy a trhy zcela bez obav. ORiON EDI je kompatibilní s více než 160 ERP systémy, včetně velkých hráčů jako SAP, Pohoda, Money či Abra, což zajišťuje automatický přenos dat přímo do vašeho systému bez manuálního zásahu.

Kdy se vyplatí přejít na EDI?

Zásadní otázkou tedy není, zda vyměnit e-mail za EDI, ale kdy to udělat. Kdy už zkrátka e-mail nestačí a blokuje zdravý rozvoj firmy? Odpověď je poměrně jednoduchá.

Pokud si s obchodními partnery vyměníte více než několik desítek dokladů měsíčně, začíná být EDI jednoznačně efektivnější než e-mail.

Typicky se přechod na EDI vyplatí v těchto situacích:

• Toužíte efektivně vytěžit všechna dostupná firemní data
• Připravujete expanzi, rozšiřujete portfolio dodavatelů.
• Potřebujete lépe plánovat kapacity a objednávky u velkých odběratelů.
• Chcete optimalizovat a rozvíjet proces zásobování – např. distribučních center.
• Firma roste a administrativní tým nestíhá.
• Chcete eliminovat chyby a reklamace.
• Potřebujete rychlejší příjem zboží nebo fakturaci.

A kolik to vlastně stojí?

Možná vás překvapí, že EDI už dávno není drahá technologie „jen pro velké“. Naopak – naše současné cloudové řešení ORiON EDI je cenově dostupné i pro daleko menší firmy.

Náklady na provoz se u ORiONu pro dodavatele pohybují běžně okolo pár set až tisíců. U ORiONu pro odběratele závisí cena na vícero faktorech, ale nejčastěji se pohybuje v řádech tisíců či desetitisíců. 

Úspory tak některé firmy pocítí okamžitě už během prvních týdnů či měsíců, což je možné i díky tomu, že ORiON pro dodavatele umíme plně nasadit během 2-3 dní.

Ušetřete s EDI i vy

Pojďme si to shrnout: Pokud vaše firma funguje v odvětvích, jako je retail, logistika či e-commerce, a stále fungujete na bázi e-mailů a ručního přepisování, je velmi pravděpodobné, že přechod na EDI vám přinese:

• Úsporu peněz, které můžete alokovat třeba na nové projekty
• Úsporu času, který můžete využít mnohem produktivněji a smysluplněji
• Menší chybovost a s tím také ruku v ruce méně stresu

Pokud si pořád nejste jistí, rádi vám s rozhodnutím pomůžeme. Dodavatelům nabízíme bezplatnou konzultaci, kde zodpovíme všechny vaše dotazy, a odběratelé si mohou připlatit vstupní analýzu, ve které společně zmapujeme vaše procesy, zaměříme se na celkovou efektivitu firmy a spočítáme, jaké konkrétní úspory by vám EDI přineslo.

Ozvěte se nám. Potkáme se osobně nebo online a probereme, jak díky EDI snížit náklady i ve vaší firmě.